制度やイベント
従業員が安心安全に働ける環境づくり 初めての『全社テレワーク』へ

こんにちは、メディカム編集部です。

1月上旬ごろから感染が広がり始めた新型コロナウイルス感染症(COVID-19)。弊社でも従業員が安心安全に働くことができるよう、さまざまな対策を実施してきました。特に従業員一丸となって準備や実施を行った取り組みとして『全社テレワーク』が挙げられます。

今回はこの全社テレワークを中心に、新型コロナウイルス感染症に対して弊社がどのような対応を行ったのか、お伝えしたいと思います。


初めての全社テレワークへ

弊社では東京五輪をターゲットに全社テレワークを検討していましたが、今回のような急な事情による移行は想定しておらず、これまで実施したことがありませんでした。しかし、新型コロナウイルス感染症の感染が国内でも広がり始めた2月頃から、迅速な全社テレワークの導入も視野に入れる必要があるとし、検討が始まりました。

全社にテレワークを導入するための課題

業務で使用する自社のシステムやサーバは、セキュリティの観点から特定のネットワーク回線でのみアクセスすることができます。そのため、自宅などからアクセスする場合はVPNを使用しなければなりません。テレワークを全社導入するためには、既にVPNアカウントを発行しているエンジニアや業務上必要だった従業員以外にも、一人ひとりに発行することが不可欠。また、大人数による同時接続の実績がなかったため、大人数の同時接続でも安定してVPNを使用できることが課題として挙がりました。

その課題を解決するためにVPNサーバを新たに複数台構築し、サーバ負荷を分散するという対策を講じました。また、部署ごとに新規で構築したVPNの性能検証も数回にわたって実施。これらの作業により、大人数での同時接続が可能になったのです。

一部移行から全社推奨、そして全社移行へ

テレワークできる環境が整い、3月上旬より妊婦や持病により感染時に重症化するリスクの高い人などから先んじて、一部テレワークへ移行しました。

3月下旬には、可能な限りテレワークへ移行するよう全社へ推奨。働きやすさ支援としてポケットwi-fi・モニターの貸出や、自宅で業務しづらい方に対して電車通勤が不要となるドロップインオフィスの利用など、従業員が快適なテレワークができるように努めました。

そして、緊急事態宣言の発令後は緊急時のやむを得ない場合を除き、全社テレワーク(在宅勤務のみ)へ移行するに至りました。現在、96〜99%でテレワークが実現しています。

 

大変だったこと

▼スピード感を持ってのVPN環境整備

新型コロナウイルス感染症の感染が拡大しても、通常業務は変わらず進めなければなりません。そのため、従業員が安心安全に働ける環境作りも重要なミッションの一つです。いつ事態が急転するかわからないため、全社でテレワークができるようにVPN環境を整備することは、スピードが求められた作業でした。

そこで今回、VPNの環境整備にご尽力された、井上さん(技術本部 本部長)と早川さん(技術本部 SRE部)にお話を伺いました。

左上:早川 拓巳さん、右下:井上 智裕さん

通常VPNの環境整備にどれくらいかかるところを、今回はどれぐらいで対応いただいたのでしょうか?

早川:複数台のVPNサーバを新規構築するという形での環境整備だったのですが、通常だと検証環境も含めて一週間はかかると思います。ですが、早急なテレワーク移行が必要となったため、部内メンバーとも調整して、メンバー総出でなんとか一日で環境を構築しました。

井上:一から計画してVPN環境を構築しようとすると、一週間でも本来難しいと思います。

早川:そうですね、至急ということで既存のVPN環境と同じ形を踏襲することで、一週間だと考えました。一からどういう接続方式にするかを考えるとなると、数ヶ月かかってもおかしくないかもしれません。

一日で新規構築するにあたって、特に大変だったことはなんでしょうか?

早川:当社の既存のVPN環境は、障害時や緊急時といった一時的な利用を想定したものでした。ですが今回はテレワークということで、大人数が常時または長時間接続することになります。VPNの性能検証を重ねることでその条件を満たせられるように急ぎ構築できましたが、そこが一番の懸念で、大変だったことでしたね。

井上:元々、全社テレワークのターゲットは東京五輪を想定していたので、このタイミングで400~500人規模ということ自体が、最初は現実感がありませんでした。規模感の難易度は相当高かったんじゃないかと思います。

そのような大変な作業を一日で進めてくださり、ありがとうございました!社員がVPNをより利用しやすくするための改善施策も実施いただいていると聞いていますが、どのような施策をされているのでしょうか?

早川:VPNの接続者や同時接続数、接続時間を計測して、サーバの負荷を監視しています。負荷分散されるようにVPNアカウントは発行していますが、業務内容の兼ね合いもありますので、負荷をより分散できるようにサーバの追加構築なども行いました。

井上:今後は、VPN利用者数をさらに拡大するために、分散先のVPNサーバを増設していくことになると思います。東京本社に限らずグループ全体で拡大するという意味合いですね。

テレワークを導入するにあたり、どのように社内連携を推進されましたか?

井上:私の方でもVPNに関する情報を横展開していきましたが、特に高岡さん(技術本部 コーポレートIT部 部長)が現場の指揮官として各関係部署と密なコミュニケーションを取ってくれて、社内連携を推進できたかなと。VPN性能検証に協力してくれる社員を募り、検証の実施も進めていただきました。

横の繋がりや密なコミュニケーションが重要ということですね。社内連携を進めていただく中で、特にご苦労されたことはなんでしょうか?

井上:皆さんが業務上使用しているツールやシステムを把握しきれていなかったので、その対象物の洗い出しに苦労しましたね。何を使ってどう業務しているのかの全てを知りようがなかったので、利用者が少なくても必要とされているものを漏れなく洗い出してテレワークで使えなくなったとならないように対応していくのは大変でした。ですが、みなさんの業務を具体的に肌感覚として掴むことができましたし、横断的にコミュニケーションをとれて良かったと思っています。

早川:大変だったのは、早急な対応が求められたところですね。もしも社内で感染者が出てしまったらすぐにでもテレワークせざるを得ないですし、みなさんが一日でも早く安心して働ける環境を、という社長の想いもありましたので。あとは、やはり自宅と会社で環境が異なるため、テレワークが故に発生する問い合わせの対応ですね。一時的ですが、それらを当初は一人で行っていたのが大変でした。今は高岡さんを筆頭に、コーポレートIT部が対応してくれています。

今後のテレワークに関するお考えをお聞かせください。

早川:私自身はノーストレスで快適にテレワークできています。アフターコロナで働き方がどうなるのか、ということも世間的にも話題になっているので、他のみなさんも同じように快適にテレワークできるように、今後も環境を整えられたらと思います。

井上:テレワークではやはりVPNがボトルネックになりますので、VPN自体がいらない、なくても大丈夫、という世界に変えていきたいという想いはあります。社内か社外かがセキュリティ上の安全と危険の境目だという考え方が一般的ですが、時代的には安心・安全な環境は究極でいうとどこにもないと考えています。この「ゼロトラスト」という考えの中で、クラウド化やVPNという縛りから解放されて、テレワークがしやすくなっていけばと思っています。

今回のVPN環境整備は不測の事態が発生したときはもちろんのこと、メディアドゥのより良い働き方を築いていくことにも活かせるのではないかと思います。お二人ともありがとうございました!

▼コミュニケーションの難しさ

もう一つ、テレワークに移行したことで大変だと声があがったことがあります。それは、テレワークのため各自の動きが見えづらかったり、コミュニケーションコストが高くなったりという、コミュニケーションの難しさ。それに対し、業務開始・終了の連絡や小まめ連絡の徹底、朝会・夕会、テレビ会議などを実施することで、コミュニケーションしやすくなるよう各チーム改善していきました。

私の所属する広報グループでも毎日朝会を実施し、その他のミーティングもテレビ会議を利用するようにしています。テレワークに切り替わった当初、お互いの顔が見えないので表情から読み取るのが難しそうだなと考えていたのですが、ビデオ通話で会議することでそう感じずに業務を進められたと思います。とはいえ、テレワーク開始当初は業務の間での雑多な会話が少なくなり、ちょっとした寂しさを感じる場面も…。ですが、この後紹介する制度の導入によってこの寂しさも解消されました。

 

テレワークを経て新たな制度の導入へ

早速、テレワークを継続するにあたって4月下旬から5月にかけて導入された新たな制度を二つご紹介します。一つは在宅勤務を支援するための「在宅勤務手当の支給」、もう一つはコミュニケーションロスを解消するための「社内コミュニケーション支援」です。後者は、チームメンバー同士でのフォーマルな集いと部門の壁を超えたインフォーマルな集いを週1回程度開催することを推進しており、在宅勤務手当にそれらの集いでかかる飲食代も組み込まれて支給されます。

これらの制度の導入にご尽力された千原さん(人事部 部長)にお話を伺いました。

千原 陽一さん

在宅勤務手当と社内コミュニケーション支援を導入したきっかけを教えてください。

当初、緊急事態宣言が5月6日までという形で発出されたため、あくまでも臨時措置としてテレワークをみんなで頑張ろうと考えていました。ですが、断定できないものの、コロナとの戦いはもう少し時間がかかるのではないかと。

そうなると、在宅によって様々な設備購入などで出費がかさんだり、テレワーク特有のコミュニケーションによるストレスもかかったりします。会社として何かしらの対応をとって、できる限り負担なく勤務していただきたいということで、恒久的な対応が必要だと考え、制度の導入に至りました。これらの制度は藤田社長の積極的な後押しもありましたので、早急に導入できましたね。

家族とも、とても有難い制度だと話をしました

仰る通り、テレワークは社員ご本人だけではなく、そこで一緒に暮らすご家族の皆さんにも、いろいろな意味でご負担をかけることになります。こういった手当を設けることで、社員に加えてご家族の負担もある程度緩和できれば、という想いがあります。

会社に行けば社員はいつでも万全な環境で仕事ができます。ですが、テレワークはそうではないんですよね。ご自身が自宅で働ける環境を作らないといけません。それは会社が支援すべきです。そのため、在宅勤務手当やコミュニケーション支援といった制度とは別に、「執務環境セットアップ補助制度」も導入しました。この制度は、会社で働くのと変わらないような環境が整うように、自宅の環境セットアップに伴う経費を補填するというものになります。テレワークできる環境を早い段階で整えていただいたい、と。できるだけ快適な環境で業務に集中できれば労働生産性が上がることになるので、会社が投資していいことだと考えています。

社内コミュニケーション支援についてはどのようにお考えでしょうか?

テレワークは業務上のコミュニケーションはあっても、会社でフェイス・トゥ・フェイスでやり取りするのと比べると、情報量がかなり違うと思います。会社であれば、業務以外の周辺情報もそれとなく耳に入ってきますよね。そういった周辺情報もコミュニケーションできるいわゆる”雑談”の時間を、少なくとも週1回定期的にとってもらおうと思い、社内コミュニケーション支援も導入しました。そのときは一回業務を忘れていただいて、喫食しながら自由にやっていただきたいので、その飲食代の補助も幾許か在宅勤務手当に含まれています。

実際に私の部署でもフォーマルな集いを行いました。そこから派生して、その後女子会もしようとインフォーマルな集いも開催できて、コミュニケーションロスが改善されたと思います

仰るようにフォーマルな集いがベースにあって、部門や年齢、属性の壁を越えてインフォーマルな集いができるのはすごくいいことだと思います。オンラインでのコミュニケーションは人数が多くなると難しいので、小さな粒でコミュニケーションの場が生まれると、話していない方ともお話ができたりするので、テレワークの中でほっと一息つける良いチャンスになれば嬉しいです。会社のコミュニケーションツールは解放していますので、ぜひ活用いただきたいですね。

オンラインのコミュニケーションを通じて、他にどのような効果を発揮してほしいですか?

こういう機会なので、逆にリアルでは接することができないような方と「この指止まれ」形式ではないですけど、そういった形でコミュニケーションできれば、ビジネスのヒントにもなるかなと思っています。

また、部門間連携は、今の状況だとさらに重要になるのではないかと思っています。業務上はもちろんですが、インフォーマルな集いを皆さんが草の根で面白いねと開催していただくことで、連携を強める大きな効果にもなるのではないかと期待しています。

新型コロナウイルス感染症収束後のテレワークについて、どのようにお考えでしょうか?

これは一般論ですが、アフターコロナやウィズコロナと、新型コロナウイルス感染症が収束した後、だいぶ世界の仕組みが変わってくると言われています。まさにテレワークは、新型コロナウイルス感染症が現れる前から働き方改革の中で言われていましたが、ある意味今回がきっかけとなり、かなり加速すると思います。

当社はどうかというと、本来派遣社員のテレワークはハードルがかなり高いのですが、当社の派遣社員の方はビジネスの中で重要なパートを担っていると考え、派遣会社ときちんと取り決めを交わし、正社員と同様にテレワークを導入しています。そこも含めて、現状100%近くがテレワークすることができています。我々はITベンチャー企業ですので、社会の先端を常に目指すという心意気があるわけですから、アフターコロナ後のテレワークも今のうちから検討したいと思っています。

最後に、今回大変だったことについて教えてください

ここまで社会に深刻な影響を及ぼすような状況は私にとっても初めてでした。全社テレワークも含め、いろいろな制度や支援策を手探りで打ち出しています。過去の経験が活きてこないため、どんな制度を導入すれば社員にとって最適なのかと、とても不安でした。

一方で、今回の一件で世の中の仕事に対する考え方や行動そのものが変わってきている、そして、一つまた新しいステージに社会が転換して進歩していくことに繋がると思います。当社はそういった動きに先進的に対応できるような文化があると思うので、リーディングカンパニーになっていく絶好のチャンスではないかと考えています。

 

これからも安心して働ける環境づくりを

弊社ではテレワーク以外にも、従業員が安心安全に働けるようさまざまな対策を実施してきました。

  • マスクの配布
  • 除菌スプレーの追加設置
  • 除菌噴霧器の設置
  • ベビーシッター費用補助
  • 対面会議からテレビ会議への切り替え
  • 週1回の全社朝礼のテレビ会議化、録画共有
  • 来客・出張・会食などの自粛、延期や中止
  • 検温と記録の義務化
  • 時差出勤(コアタイムの短縮)

こういったさまざまな対策を講じることで、「安心して業務に取り組める」という声もあがりました。新型コロナウイルス感染症により、各々が「どうすればこの状況でも業務がしやすくなるんだろう」と考え、働く環境や働き方に改めて向き合えたのではないかと思います。

今回に限らずテレワークをメディアドゥの新しい働き方として制度に取り入れ、従業員が多様で柔軟な働き方を選択できるようになればと考えています。そして、安心して働ける環境づくりを、会社としてはもちろん従業員一人ひとりも積極的に進めていきます。


最後になりますが、メディアドゥは困難な状況下でも継続して多くの人にコンテンツを届けていくことが使命だと考え、その使命に対する意欲や責任感を持った従業員ばかりです。新型コロナウイルス感染症の収束を願いつつ、今後もオペレーションを止めないように業務にあたってまいります。

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メディカム編集部
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